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15/04/13

¿Dónde almacenar los metadatos de Documentos Electrónicos?

Metadatos del documento electrónico

Metadatos del documento electrónico

Actualmente existen múltiples plataformas de administración electrónica que consisten en tres elementos fundamentales:

  1. Registro de Entrada y Salida
  2. Gestor de Expedientes que guarda y publica el estado de la tramitación
  3. Gestor Documental como almacén de Documentos Electrónicos.


El Esquema Nacional de Interoperabilidad (artículo V de la “Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.” ) obliga a cumplimentar al menos: Versión NTI, Identificador, Órgano, Fecha de captura, Origen, Estado de elaboración, Nombre de formato, Tipo documental, Tipo de firma, Valor CSV, Definición generación CSV e Identificador de documento origen.


Desde mi punto de vista hacen falta datos relevantes, tales como los nombres y DNIs de los interesados, que en un futuro serán necesarios para localizar un expediente concreto. También es recomendable registrar en la creación de un documento el nivel de seguridad aplicable según la LOPD y su plazo de conservación, pues de otra manera nunca se tendrá esta información.

En varios sistemas he comprobado que los metadatos los guarda cada aplicación por su lado, es decir, el registro guarda unos, el gestor de expedientes otros, la gestión de tributos, otros, etc. de forma que los metadatos quedan separados de los documentos electrónicos y asociados a aplicaciones que dudo que sigan en funcionamiento dentro de 10 años. 

¿No deberían almacenarse estos metadatos en el Gestor Documental?

Creo que las funciones principales del Gestor Documental en la Administración Electrónica son:

  • Almacenar documentos en diversos formatos CON sus metadatos y firmas asociados.
  • Permitir la realización de búsquedas y garantizar el acceso a documentos de aquellos usuarios autorizados. (tarea arduo difícil si no se dispone de metadatos) 

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